ARCHIVES
En 1751, l'Encyclopédie définissait les archives comme « d'anciens titres ou chartres qui contiennent les droits, prétentions, privilèges et prérogatives d'une maison, d'une ville, d'un royaume ». Pour le pouvoir, la conservation en était justifiée par leur valeur de preuve et de garantie de droits et, pendant longtemps, ce fut le caractère d'authenticité qui a tenu la première place dans la définition des archives. Peu à peu, cette définition juridique et sélective a cédé la place à la notion plus large de fonds d'archives, dont la conservation est organisée au service de la collectivité dans une perspective administrative, historique et culturelle. Aujourd'hui, la notion même de conservation, traditionnellement liée à l'existence de documents écrits, est remise en question par la mutation numérique généralisée.
L'objet archives
Une définition plurielle
Le mot archives a, dans le langage courant, plusieurs significations : il concerne soit le bâtiment dans lequel les documents sont conservés, soit l'organisme chargé de les collecter, de les traiter et de les communiquer aux chercheurs, soit enfin les documents eux-mêmes.
C'est dans ce dernier sens que les définit la loi française du 15 juillet 2008 : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (art. 1).
De cette définition se déduisent les principes fondamentaux qui régissent l'organisation et le traitement des documents d'archives. Avant tout, leur caractère d'ensemble organique les distingue de secteurs voisins mais profondément différents, car résultant, pour leur constitution, d'une démarche volontaire : la collection, qui est également un ensemble de documents, mais de provenances diverses dont la réunion artificielle est le résultat d'un choix a priori ou du simple hasard ; la documentation, qui regroupe des documents de provenances diverses pour constituer des dossiers thématiques, alors que l'archiviste traite des dossiers qu'il n'a pas créés ; les bibliothèques, qui rassemblent essentiellement les ouvrages imprimés dont la connaissance relève de la bibliographie.
À la différence de ces secteurs, l'organisation des archives est fondée sur un principe dit du respect des fonds (ou « de provenance »). Par fonds d'archives, on entend l'ensemble des documents que tout organisme administratif, toute personne physique ou morale a organiquement réuni dans l'exercice ordinaire de son activité ou de ses fonctions. Cette notion de fonds est à la base de l'organisation des archives : les documents ne sont pas envisagés individuellement, mais sont traités par grands ensembles de même provenance, ce qui revient à dire que les dossiers produits par une institution ou un particulier ne sauraient être matériellement confondus avec d'autres dossiers de provenance différente, même si l'objet en est identique. En d'autres termes encore, l'unité de provenance des documents ne doit pas être détruite par des reclassements abusifs, et le meilleur classement sera, dans toute la mesure du possible, le reflet de l'organigramme de l'organisme producteur.
Un fonds d'archives se compose de documents produits et de documents reçus : documents produits pour un usage immédiat et conservés en vue d'une éventuelle réutilisation ultérieure, essentiellement en raison de leur valeur probatoire, mais aussi documentaire ; documents reçus, notamment dans le cadre des échanges de correspondances.
La mode actuelle qui veut que l'on use du mot au singulier se heurte à la règle orthographique qui fait d'archives un[...]
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Écrit par
- Françoise HILDESHEIMER : conservatrice générale du patrimoine, professeure associée à l'université de Paris-I-Panthéon-Sorbonne
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